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   “利和信息管理系统”(以下简称“本软件”)是通用文档管理软件,可用于统一管理企业或个人的文档资料,但安装本软件后,并不意味着所有文档操作都使用本软件。在 Windows 系统中,使用“我的文档”(或“我的电脑”)打开文件夹,查找和调用文件,依然是最直接的方法。
   直接在 Windows 系统中打开文件夹管理文档资料,与使用本软件相比有如下缺点:
   ·新建文件、分类管理、查询(搜索)等操作,相对独立,不便于批量处理,没有形成一个完整的文件管理体系。
   ·随着文件数量的增多,必然要对新增文件进行分类存放,当文件夹过多时,按树目录结构查找文件也很麻烦。
   ·只能按文件名和修改日期列表查看,没有备注信息、文件预览窗、全文检索等。

   但是,就个人文档管理(即单机文档管理)而言,在有些场合,如:编辑临时文件、下载软件等,还是直接用老办法(即不用软件)更方便。而应用本软件,是对原有方法的补充,着重于将数据归纳整理后的存档管理。下面举例说明如下:
  
  
   我们都保存了一些软件,以备需要时安装使用。这些文件的特点是尺寸大,不需变更,一般放置在电脑或移动硬盘的专用文件夹中。 如果这类文件并不多,也就几个到几十个,需要时,直接打开文件夹查找即可,就没有必要迁移到本软件中进行管理。
  
  
   在 Internet 网上冲浪时,经常会将有用的资料下载下来,日后再进行整理和消化。在没使用本软件前,随着文件的增多,经常有不知如何取舍,或找不到文件的事情。使用本软件后,可将下载资料的管理分为两部分:
     1.下载文件到指定文件夹。
     2.整理该文件夹内的文件,然后再迁移到本软件中进行管理。
   将下载文件的管理分成两步走之后,有助于提醒自己整理下载文件,只要注意保持该文件夹内的文件不多,保留期不长,就可以了。
  
  
   我们在编辑数据时,经常使用剪贴板执行“复制-粘贴”操作,当有多个经常重复使用的数据时,常将它们保存到文件中,随时取用。这类文件一般直接放置到指定的文件夹中,定期清理就行了。
  
  
   当我们新建的文件(如:广告图形),一时不能定稿,还要反复修改时,可以不用本软件。定稿后,再迁移到本软件中存档保留。
  
  
   如果你有大量的图形文件,可能已经使用了专用的图形管理软件了(如:ISee 等)。这些已经使用专用软件管理的文件,就没有必要使用本软件进行重复管理了。
  
  
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