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    “利和信息管理系统”是通用文档管理软件,对于个人用户,可以取代Windows系统中的“我的文档”管理文件 ,能满足OFFICE文档、图文资料、通讯录等资料的统一管理。
    另外,它还可以通过Internet管理“利和网络信息库”,就如同管理本机信息库一样方便,并有完善的共享权限设置功能。使用“利和网络信息库”可取代“网络硬盘”,更好的将本地信息和网络信息统一管理起来;
    对于企业用户,使用“利和网络信息库”能构建网络信息共享管理平台。下面就文件管理和网络应用的特点分别进行说明:



一、文件管理功能
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    1.按照“信息库 → 项目 → 分类”管理文档:
    Windows系统中的文件是根据存放路径来管理的,不便于大量文件的查找。本软件使用“信息库”管理所有文件和相关信息,只需确定信息库在磁盘的存放路径即可。信息库内的文档是按“信息库 → 项目 → 分类”管理的,依据“项目”和“分类”来确定文档的存放位置,例如,在信息库内设置:文件档案、日常记事、会议记录、通讯录等“项目”,对于每个“项目”还可细分为许多“分类”(相当于虚拟的子目录)。

    2. 文档功能扩充:
    在信息库内的文档与Windows系统中的文件相比,有很多扩充:
    . 每个项目都可以自定义文档属性,使该项目内的每个文档都具有这些属性。例如,在设置“图书资料”项目时,可以定义“作者”、“出版社”、“出版日期”等属性;设置“文件档案”项目时,可定义“副标题”、“编号”等属性。
    . 项目内的每个文档可以包含多个文件(称作“附件”),如保存多个版本的文件,相关图片等。
    . 每个文档包含一个备注区,备注信息为html格式,不限长度,可设置字体大小和颜色,突出重点。
    . 每个文档可以属于多个“分类”,即按这些分类检索时,都能检索到该文档。

    3.具备便捷的检索功能:
    检索文档时,“项目 → 分类”为级联式弹出菜单,可一键确定,还可根据该项目的文档属性(如:生成日期、修改日期、标题名称、副标题、用户名等)实行组合检索,还支持对 txt、htm、doc、xls 等附件内容检索(即支持全文检索)。
    提供专用“文档管理器”列表显示检索到的文档,支持各种方式排序,并提供预览窗,能够预览备注信息和 Text、Word、Excel 等格式附件的文本内容。

    4.报表功能:
    可以根据检索结果输出 Excel 报表,可以预先定制多种格式的样板表,供输出报表时选择。

    5.文档操作:
    对文档进行输出、输入、删除、修改等操作,都支持“批处理”(如:更改一批选中文档的“生成日期”或“用户名”等)。

    6. 自动备份功能:
    可以手动备份信息库或设置自动备份,设置自动备份后,每次关闭软件时,都将本次启动软件后的所有变更操作反映到备份库中(只备份修改或新增的文档,而不是重复备份全部文档),在不知不觉中,为信息库提供了双保险。

    7. 书签功能:
    当信息库数据量较大时,或查询网络信息库,需要离线记录时,就可以将指定的记录放入书签,留待以后调用或编辑。“书签”中的数据存放在本地,只保存记录标题日期等属性,而将记录内容(备注信息和附件)链接到源信息库。

    8. 其它说明:
     本软件同时支持两种格式的数据库:SQL Compact 3.5 和 SQL Server 2005 ,便于同时管理本地信息库和网络信息库。
     
 
二、利和网络信息库功能
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    1. 使用“利和信息管理系统”可通过Internet网络管理“利和Web服务”网站内的信息库(简称“利和网络信息库”),其管理方式与管理本机信息库完全一样,具备上述文件管理的全部功能。

     2. 支持浏览器访问
    不使用“利和信息管理系统”,直接使用浏览器(如:Internet Explorer),也能访问“利和网络信息库”(即支持 B/S系统),如果有相应“权限”的话,还可以在浏览器的页面中添加新数据,或修改和删除数据。也就是说使用浏览器,就能满足用户的一般需求。(注:在使用浏览器时,不支持信息库结构设置、共享权限设置、等高级功能)

    3. 共享权限设置:
    使用“利和信息管理系统”在客户端,就能对网络信息库设置共享权限,权限的设置方式是通过添加“用户组”和“用户”进行分级设置的,只需为用户组设置权限,无需为每个用户设置权限,将用户隶属于用户组即可,简化了用户权限的设置过程。
    权限的设置范围也包含多个层面:
    . 第一层,对每个“项目”设置权限(无、只读、新建、修改、完全),可以为每个项目设置一个具有“完全”权限的用户,使他能全权处理该项目内的所有文档。对于有“只读、新建、或修改”权限的用户,还可以进一步对项目内的文档设置访问权限。
    . 第二层,根据“文档等级”和“文档拥有者”设置权限:
    根据文档等级设置访问权限,每个文档的保密等级从低到高共有五个级别(无、初级、中级、高级、最高级);
    根据文档拥有者设置访问权限(最后编辑修改该文档的用户就是文档的拥有者),可以设置“全部”或“自定义(在自定义栏中添加可访问的用户名清单)”。
    . 第三层,对文档属性设置访问权限,例如在商品库中,每个商品文档(记录)包括“名称”、“编号”、“进价”、“售价”等属性,供一般用户访问时,可屏蔽掉“进价”属性。
    权限分层设置是指在上一层权限的基础上,再添加新的限制。上述的三层权限设置描述起来有些复杂,实际设置时很简单,各项权限的默认设置是:不设置就拥有,对于不需要细分的权限,不设置即可。



三、利和网络信息库应用
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        在 Internet网络中的Web网站上安装“利和Web服务”程序后,放置到该网站的信息库就称为“利和网络信息库”。用户可以根据需求,租用或自建“利和网络信息库”。

    1. 租用“利和网络信息库”
      本网站为个人和企业提供租用“利和网络信息库”服务,详见 利和网络信息库

    2. 自建“利和网络信息库”
    如果用户有自己的网站,可以安装“利和Web服务”程序,并上载信息库。详见 利和Web服务
   
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