利和信息管理系统——设计说明



    目的
    开发一款桌面软件,用于替代Windows系统提供的“资源管理器”或“我的电脑”,全面管理个人文档和信息资料。
   
    一、文档管理界面的设计
    “资源管理器”是Windows系统中,文件管理的标准模式,其特点是界面分为左右两部分,左面为树目录结构,右边为文件列表,将磁盘文件逻辑清晰地展现出来。
    资源管理器左面树目录结构中显示本机磁盘全部文件夹的目录,作为文档管理,有大材小用之感。因此,微软公司又提供了“我的电脑”及“我的文档”,将左面树目录结构窗口关闭,只提供单窗口显示内容。这样一来,突出了文件列表的内容,管理少量文档时,的确带来了便利。 另外,还可以使用Windows系统提供的“搜索”工具,根据文件名和文件内容检索文件。
    因此,许多电脑行家建议管理个人文件不需软件,若能善用Windows 系统提供的上述工具,要比许多文档管理软件还好用。
    但是,不使用软件管理文档的缺点是:
    ·新建文件、分类管理、查询(搜索)等操作,相对独立,不便于批量处理。许多人还不能将上述的工具统一起来形成一个完整的文件管理体系。
    ·随着文件数量的增多,必然要新增文件夹进行分类存放,当文件夹过多时,按树目录结构查找文件也很麻烦。
    ·只能按文件名和修改日期列表查看,没有备注信息、文件预览窗。
    ·以文件的方式记日记或写便签,太麻烦。 
   
    第三方开发的文档管理软件,典型的界面是左右双窗口模式,与“资源管理器”类似,只是将资源管理器左面的磁盘树目录结构改为文档资料分类的树目录结构(也称“分类节点”结构)。节点的数量和层次可根据文档管理的需求建立和修改。如图一所示:
   
    树目录结构的缺点是占用了屏幕的左边空间,不便显示文件日期、编号等属性。查找文件时,需展开相应的节点,按键次数较多。
   
    我们在设计利和信息管理系统(以下简称“本软件”)的架构时,考虑到软件的通用性和扩展性,在文件分类之上又增加了两个层次,即文件的存放路径为:“信息库”→“项目”→“文件分类”。
    1.“信息库”是一组数据来源的总称,对应本地路径的一个文件夹,或局域网路径的共享文件夹,或Internet网网址(URL)。在本软件中包含的信息库数量不限,可以新建、添加、移动、或删除“信息库”。
    2.“项目”是“信息库”内具有独立属性设置功能的子类。例如某信息库内包含了“通讯录”和“办公文档”两个项目:
     ·在“通讯录”中,每个文档(或称作记录),都包含 地址、姓名、电话、Email 等属性;
     ·在“办公文档”中,每个文档包含 主标题、副标题、等属性。
     “项目”层的应用,极大拓宽了文档管理功能,以前许多需在Excel表内管理的数据(如:通讯录、学生成绩册、流水帐等),都可以用本软件统一管理。
    3.“文件分类”就是对“项目”内的文档进行分类,相当于虚拟子目录(或文件夹)。
   
    在本软件中,确定“文件分类”的方式没有采用树目录结构,而是采用级联式下拉选单,只占屏幕的一行,即突出当前的查询状态,又给文件列表和预览窗提供了空间,见图二所示:
   
   
    当用鼠标点中“信息库”或“项目名称”的下拉选框时,弹出联动菜单,当鼠标指向各个项目名称时,对应的“文件分类”选单自动展开,见图三所示:
   
    这种级联式下拉选单,不但操作简便,还便于与下面讲到的“检索”功能相互集合。
   
    二、查找、检索功能
    使用“资源管理器”,仅能按目录列表检索文件,不能设置关键词和日期范围,也不能跨目录查找文件(树目录结构的局限)。在磁盘中查找指定文件时,还需另外使用Window系统中提供的“查找”或称“搜索”工具。
    在本软件中,按关键词、日期等的定制检索,已成为文件管理的自然组成部分,见图四所示:
   
   
    其中,在“项目名称”栏中选择“合并检索”或在“文件分类”栏中选择“不分类型”,可实现跨“项目”或跨“分类”的检索范围。
   
    三、数据存放结构
    1.在本软件中,是以“信息库”为独立单元实现信息管理的,管理“信息库”的数量不限。可以在指定目录中(包括远程Web服务站)新建信息库、移动信息库,管理远程Web网站中的信息库如同管理本机信息库一样。在企业中,各部门可建立自己的信息库,实现Web网络用户的共建共享。
    2.信息库是由两部分组成:“数据库文件”和“附件子目录”,在数据库中保存文件属性数据和链接文件(即附件)的存放路径,信息库内的所有文件(也称作附件)存放在数据库以外的“附件子目录”中。这样,即减少了数据库的尺寸,又提高了文件检索的速度(对网络用户,企业级信息库显得尤为重要)。
    3.本软件同时支持两种数据库 SQL Compact 3.5 和 SQL Server 2005 ,通常本地信息库使用 SQLCompact,远程Web服务站上的信息库使用 SQLServer。
    4.“信息库”的所有查询和调用,使用的是 SQLServer 引擎,能满足大量数据时的快速查询和网络用户的共享要求。
    5.在“信息库”中,使用“项目→文件分类”构筑文件管理的分层结构。“项目”是文档管理的一个完整单元,包含“文件属性”和“文件分类”等设置。
   
    四、特点
    1.在本软件中,可以根据文件属性内容为检索条件查找文件,用户不但可以自定义文件属性的名称,还可以增删属性(例如,管理图书资料时,增加“作者”、“出版社”等属性),极大拓宽了文档管理功能。
    2.本软件不但支持对文本文件内容的检索,还支持MSOffice文档(如:Word、Excel、Powerpoint)文件内容的检索。
    3.本软件提供有备注信息和附件预览窗,能预览图形文件和MSOffice文档(如:Word、Excel、Powerpoint)的文本件内容。
    4.在本软件中,支持多用户应用和Web网络共享,并提供了完善的信息库访问权限设置功能。
   
    更多说明,详见《软件功能概述》。