初次使用速成
                ──个人文档管理应用


   
    使用“利和信息管理系统”软件(以下简称“本软件”),能满足将大部分文档资料统一管理起来的要求。本文演示如何将以前生成的文档资料迁移到本软件中进行管理,在收集管理个人文件之前,需先初步了解本软件的特点,并进行适当的设置。
  



    在本软件中,文档的存放路径是按“信息库”→“项目”→“文件分类”进行划分的:
    “信息库”是一组数据来源的总称,对应本地路径的一个文件夹,或局域网路径的共享文件夹,或Internet网网址(URL)。该信息库的所有数据(数据库和附件),都存放在该路径(在本软件中称作“信息库路径”)的子文件夹中。
    “项目”是“信息库”内具有独立属性设置功能的子类。例如某信息库内包含了“个人文档”和“通讯录”两个项目:
      ·在“个人文档”中,每个文档(或称作记录)都包含 主标题、副标题、等属性。
      ·在“通讯录”中,每个文档都包含 地址、姓名、电话、Email 等属性;
    “项目”层的应用,极大拓宽了文档管理功能,以前许多需在Excel表内管理的数据(如:通讯录、学生成绩册、流水帐等),都可以用本软件统一管理。
    “文件分类”就是对“项目”内的文档进行分类,相当于该项目的虚拟子目录(或项目的子文件夹)。

    将以前生成的文件导入到本软件中管理时,通常将文档分类的主文件夹(如:"My Documents")与本软件的一个“项目”对应,该文件夹内的子目录与“文件分类”对应。

    1.项目设置
    在本软件中,每个“项目”可以单独设置文件的属性结构(如:“副标题”等属性设置),设置方法如下:
    在“文件”下拉菜单中选择“信息库向导”,在“信息库向导”对话框中,选中指定的“信息库”(如:“我的信息库”)后,按“项目设置”键,打开“项目属性”对话框,如图所示:
   
   
    在本对话框中,可以增删项目,变更项目的排列顺序,设置项目属性。
    在项目名称列表栏中,选中“个人文件”后,按“文件属性”键,弹出该项目的属性设置对话框:
   
   
    此栏设置的参数决定了当前项目内的文件所具有的属性。如果你管理“个人文件”项目时,从来不使用副标题,可以在此处删除该属性。
    提示:关于“项目属性”设置的更多实例,参照“通讯录”等项目设置。
   
    2.文件分类设置
    修改“文件分类”的设置的方法如下:在“文件”下拉菜单中选择“信息库向导”,打开“信息库向导”对话框,然后选择指定的“信息库”和“项目”后,按“分类设置”键。例如,选中“我的信息库”和“个人文件”项目后,按“分类设置”键,打开“文件分类设置”对话框,如图所示:
   

    在“文件分类设置”对话框中,文件分类名称的设置是采用树目录结构方式,“不分类型”是根,与各分类名称相连的虚线表示了它们之间的层次关系,若选中“办公文挡”后,按“添加子类”按钮,会在“办公文挡”下面增加一行子类,相当于又增设了一层虚拟子目录。当执行删除操作时(如:删除“办公文挡”),会删除当前分类名称及其子分类。
    “文件分类”的功能和用途,与Windows系统中的树目录文件夹很类似,但实际上与Windows系统上的文件夹并无对应,因此删除某一项分类时,不会删除项目栏内的任何文件。更多说明请查看软件的帮助文档。
   



    我们可以将电脑中以前生成的各类文档资料迁移到本软件中进行管理,方法如下:
    启动本软件后,在“文件”菜单中选择“输入文件”,启动该对话框,并选择“文件迁移”页面卡:
    1. 选择“信息库名称 →项目名称 →文件分类”,确定输入文件的存放位置;
    2. 按“浏览”键,选择原个人文件的存放路径后,用鼠标在文件列表栏中选中要输入的文件(同时按[Ctrl]键可以跳选,或按[Shift]键可以连选),按“确认”键 ,执行输入操作,如图所示:
   
   
    3. 依此类推,完成将各个文件夹内的文件存入本软件“信息库”的操作。
   



    在本软件中可以完成所有文档管理的操作,如:新建文件、文件分类、编辑文件、输入和输出文件、删除文件等。在前面我们已经完成了对本机内的个人文档搜集工作,下面就可以在本软件中管理这些文档了。
    1. 文件列表显示窗口(文件管理器)
    启动“利和信息管理系统”后,在“文件”下拉菜单中选择“文件管理器”(或按快捷工具条内的“文件管理器”图标),打开该对话框(或称为“窗口”),如图所示:
   
   
    在上图中显示了“个人文件”项目栏内文件分类为“参考资料”的所有文件列表,“文件分类”栏相当于“项目”栏内的虚拟子目录(子文件夹)。用鼠标点中项目栏时会弹出项目名称列表框,移动鼠标指针到各个项目时,还会自动弹出该项目对应的文件分类列表框,致使实现了一键更换“项目→分类”内的文件列表显示窗口。如图所示:
   
   
    在上图中“项目→分类”组合框中选择指定的分类,就完成列表显示该类文件的操作,若在“项目列表框”中选中“合并检索”,表示包含全部项目;若在“分类列表框”中选中“不分类型”,表示包含该项目内的全部文件。
      注:软件的帮助系统有对“文件管理器”有详细说明(按[F1]键就能打开当前窗口的帮助)。
   
    2. 变更文件存放位置
      变更文件在信息库内的存放位置时,支持拖放操作:在“文件管理器”中,用鼠标选中要移动的记录(同时按[Ctrl]键可以跳选,按[Shift]键可以连选。),选中最后一个记录后,不要松开鼠标按键,拖动鼠标, 此时鼠标指针变为圆圈型图标,如下图所示:
     
      .将该圆圈型图标拖到“文件分类”栏目时,该图标变为如下图形:
     
      .此时松开鼠标按键,会弹出抬头名称是“移动选中记录到…”的文件分类菜单,如图:
   

    选中指定的“文件分类”后,就完成了移动文件操作。
   
    如果你对上述的拖放操作不习惯,也可以采用另外的方法:选中要移动的文件后,在“编辑”下拉菜单选择“文件属性批处理”,弹出该对话框,在“变更文件分类”页面卡中,选中指定的分类名称,按“确认”键就将当前选中的文件移到了该分类中,如图所示:
   
   

    3. 输出文件
    在本软件中的“输出文件”对话框有三个功能:
      ·将信息库内的文件(也称作“附件”),或文档的备注信息输出到外部文件夹。
      ·复制或移动数据到其它“项目”或“信息库”。
      ·输出Excel报表。
    下面仅将信息库内的文件输出到外部文件夹的方法演示如下:打开“文件管理器”,在文件列表栏中选中要输出的文件后,在“文件”下拉菜单中选择“输出文件”(或按快捷工具条内的“输出文件”图标),打开“输出文件”对话框,再选择“附件”页面卡,按“浏览”选择输出路径,按确认键,就完成了附件的输出操作,如图所示
   

   
    4. 文件检索范围
    在“文件管理器”中,除了按文件的分类路径(“信息库→项目名称→文件分类”)显示文件列表外,还可以包含“检索条件”(如:日期范围、关键词等),方法如下:
    在“文件”下拉菜单中选择“文件检索”(或按快捷工具条内的“文件检索”图标),打开“检索范围”对话框,可以针对文件属性(如:修改日期、主标题、副标题、等)设置检索内容,并支持全文检索,如图所示:
   
   
   
小结:
    本文主要讲解了利和软件中个人文件的管理方法,“信息库→项目→分类”相当于系统中的“路径”,是查找文件存放位置的主线。充分了解“项目属性”后,用户就能删除不用的项目(如:“通讯录”)、增添新项目、修改项目属性,完成对“我的信息库”的重新设置,满足管理个人文档的需求。