企业信息管理实施举例

  

    许多公司在财务和供销存管理上都使用了专用软件,但在办公文档和信息管理上却没有。市场上的许多办公软件(MIS系统),多为行政管理部门设计,强调文档上行和下行流程、以及领导审批过程,而现在流行的ERP系统则更加复杂,与一般企业现行的管理方法相比,增加了许多环节,若是实施起来,不但前期的调整业务流程、人员培训工作量巨大,就是以后日常使用也会感到手续繁琐,增添员工的负担。

    “利和信息管理系统”软件侧重于信息的分类管理和共享使用,没有文件批示、项目流程等行政功能,操作界面简洁。可以简单地将信息库放置到本制作室的Web网站上,为各部门和管理人员分别设置信息库的访问权限,公司成员可以通过Internet网或本制作室的局域网访问和管理该信息库,现将具体步骤叙述如下:

 

    一、建立“信息库”

1_1. 在“利和信息管理系统”中,打开“信息库向导”,按信息库名称栏右侧的[信息库设置]键,打开信息库设置对话框,按[新建信息库]键,在弹出的“选择新建信息库样式”的选单中选择“单位信息资料库”,如图所示:

在新建信息库对话框中:a.在信息库名称栏中输入“公司各部门信息资料库”、 b.在项目名称栏中输入“部门名称”、 c.在文件等级栏中选择“应用文件等级”,如图所示:

  

2_2. 按[确认]键,关闭本对话框,并回到“信息库设置”对话框中,再按“关闭”键,回到“信息库向导”对话框中。

在信息库名称栏中选择“公司各部门信息资料库”,可查看到新建信息库的各个“项目”和“分类”设置,如下图所示:

    按“项目设置”键修改项目属性,增删项目。然后,针对每个项目,还可以设置“文件分类”。

至此,基本完成了新建“信息库”的工作。在“信息库向导”对话框中按[文件检索]键,再按[确认]键,打开“文件管理器”,就可以查看文件列表,并可以按照“部门”→“文件分类”检索文件了。

 

注:

    在“信息库”中,使用“项目”和“分类”构筑文件管理的分层结构。“项目”是文档管理的一个完整单元,每个项目对应一个链接文件(附件)子目录,并能独立设置“属性”和“分类”。 “属性”设置赋予该项目结构特征,使用“分类”设置提供了检索层次。使得各类文件都能纳入到信息库的管理体系中。

 

   

    二、在Web网站上放置信息库

    如果是第一次将“信息库”放置到公司的Web网站上,需先在网站上配置利和软件专用的Web Service(简称“利和Web服务”),详细说明参见帮助文档《利和Web服务网站建设步骤详解》,然后将该信息库文件夹上传到网站对应的文件夹中。

   

三、调用Web网站上的信息库

1. 调用Web网站信息库的路径是由网站的url路径”、“英文半角冒号”、和“信息库文件夹名称”三部分组成的,例如:

http://lihedata.net:LH_xxk1 

或省略“信息库文件夹名称”,由网站指定默认信息库,即:http://lihedata.net

2.添加该信息库操作步骤:在“利和信息管理系统”中,打开“信息库向导”→“信息库设置”对话框,按“添加”键,在信息库路径栏中输入上述路径。

  

四、信息库访问权限设置

参照《信息库访问权限设置