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利和学生档案管理系统
──及网络信息库概述


    “利和学生档案管理系统”是通用文档管理软件,能满足OFFICE文档、图文资料的统一管理。
    它既可以单机使用(管理本地数据),它还可以通过Internet管理网络数据,并有完善的共享权限设置功能。
    在校园网中,使用本软件的配套软件“利和Web服务”,就能构建网络信息共享管理平台。下面就文档管理和网络应用的特点分别进行说明:


一、文档管理功能
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    1.按照“信息库→ 年级→ 班级”管理文档:
    Windows系统中的文件是根据存放路径来管理的,不便于大量文件的查找。使用 Excel 表管理学生档案时,不便于实现数据查询、相关文档的链接等。
    本软件使用“信息库”管理所有文件和相关信息,信息库可以独立存放在本地或Internet网站上。信息库内的文档是按“信息库→ 年级→ 班级”分层管理的。

    2. 文档功能扩充:
    在信息库内的文档与Windows系统中的文件相比,有很多扩充:
    . 用户可以自定义信息库的数据表结构(即设置“文档字段”),使该信息库内的每个文档(即学生记录)都具有这些字段值。 例如,在设置“学生档案”数据表结构时,可以定义“学号”、“姓名”、“联系方式”、“入学时间”等字段,使得每个学生记录都具备这些字段。
    . 信息库内的每个学生记录可以包含多个文件(称作“附件”),如保存该学生的相关证书、照片等。
    . 每个学生记录包含一个备注区,备注信息为html格式,不限长度,可设置字体大小和颜色,突出重点。

    3.具备便捷的检索功能:
    检索文档时,“信息库→ 年级→ 班级”为级联式弹出菜单,可一键确定,还可根据文档字段(如:学号、姓名、联系方式、入学时间等)实行组合检索,还支持对 txt、htm、doc、xls 等附件内容检索(即支持全文检索)。
    提供专用“数据管理器”列表显示检索到的文档,支持各种方式排序,并提供预览窗,能够预览备注信息、图形文件和 Text、Word、Excel 等格式附件的文本内容。

    4.报表功能:
    可以根据检索结果输出 Excel 报表,可以预先定制多种格式的样板表,供输出报表时选择。

    5.文档操作:
    对文档进行输出、输入、删除、修改等操作,都支持“批处理”(如:更改一批选中文档的“生成日期”或“用户名”等)。

    6. 自动备份功能:
    可以手动备份信息库或设置自动备份。设置自动备份后,只备份修改或新增的文档,而不是重复备份全部文档,在不知不觉中,为信息库提供了双保险。

    7. 书签功能:
    当信息库数据量较大时,或查询网络信息库,需要离线记录时,就可以将指定的记录放入书签,留待以后调用或编辑。“书签”中的数据存放在本地,只保存记录标题日期等字段,而将记录内容(备注信息和附件)链接到源信息库。

    8. 其它说明:
     本软件同时支持两种格式的数据库:SQL Compact 3.5 和 SQL Server 2005 ,便于同时管理本地信息库和网络信息库。
     
 
二、利和网络信息库功能
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    1. 使用“利和学生档案管理系统”可通过Internet网络管理“利和Web服务”网站内的信息库(简称“利和网络信息库”),其管理方式与管理本机信息库完全一样,具备上述文档管理的全部功能。

     2. 支持浏览器访问
    不使用“利和学生档案管理系统”,直接使用浏览器(如:Internet Explorer),也能访问“利和网络信息库”(即支持 B/S系统),如果有相应“权限”的话,还可以在浏览器的页面中添加新数据,或修改和删除数据。也就是说使用浏览器,就能满足用户的一般需求。(注:在使用浏览器时,不支持信息库结构设置、共享权限设置、等高级功能)

    3. 共享权限设置:
    使用“利和学生档案管理系统”在客户端,就能对网络信息库设置共享权限,权限的设置方式是通过添加“用户组”和“用户”进行分级设置的,只需为用户组设置权限,无需为每个用户设置权限,将用户隶属于用户组即可,简化了用户权限的设置过程。
    权限的设置范围也包含多个层面:
    . 第一层,对每个“年级”设置权限(无、只读、新建、修改、完全),可以为每个年级设置一个具有“完全”权限的用户,使他能全权处理该年级内的所有文档。对于有“只读、新建、或修改”权限的用户,还可以进一步对年级内的文档设置访问权限。
    . 第二层,根据“文档等级”和“文档拥有者”设置权限:
    根据文档等级设置访问权限,每个文档的保密等级从低到高共有五个级别(无、初级、中级、高级、最高级);
    根据文档拥有者设置访问权限(最后编辑修改该文档的用户就是文档的拥有者),可以设置“全部”或“自定义(在自定义栏中添加可访问的用户名清单)”。
    . 第三层,对文档字段设置访问权限,例如在学生档案库中,每位学生记录包括“学号”、“姓名”、“电话”、“住址”等字段,供一般用户访问时,可屏蔽掉“电话”,“住址”等字段。
    权限分层设置是指在上一层权限的基础上,再添加新的限制。上述的三层权限设置描述起来有些复杂,实际设置时很简单,各项权限的默认设置是:不设置就拥有,对于不需要细分的权限,不设置即可。



三、利和网络信息库应用
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    在 Internet网络中的Web网站上安装“利和Web服务”程序后,放置到该网站的信息库就称为“利和网络信息库”,详见《利和Web服务》。

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