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初次使用速成
          ──收集管理学生信息文档

   
    使用“利和学生档案管理系统”软件(以下简称“本软件”),能满足将大部分文档资料统一管理起来的要求。本文演示如何将以前生成的文档资料迁移到本软件中进行管理,在收集管理学生信息资料之前,需先初步了解本软件的特点,并进行适当的设置。
  

   
    在本软件中,数据的存放位置是按“信息库→ 数据表→ 分类”进行划分的:
    “信息库”是一组数据来源的总称,对应本地路径的一个文件夹,或局域网路径的共享文件夹,或Internet网网址(URL)。该信息库的所有数据(数据库和附件),都存放在该路径(在本软件中称作“信息库路径”)的子文件夹中。
    “数据表”是“信息库”内具有独立字段设置功能的子类。例如“本校学生档案信息库”内包含了“高一、高二”等多个数据表。
      ·在每个“数据表”中,都可以独立设置表字段的数量和名称,例如设置“高一”数据表时,包含的字段为: 学号、姓名、电话、住址、等,使得该数据表内的每条记录,都具备这些属性。
    “分类”就是对“数据表”内的记录进行分类,相当于该数据表的虚拟子目录(或数据表的子文件夹)。

   

    1.年级设置(数据表设置)
    在本软件中,每个“年级”就是一个“数据表”,设置方法如下:在“文件”下拉菜单中选择“信息库向导”,在“信息库向导”对话框中,选中指定的“信息库”(如:“本校学生档案信息库”)后,按“年级设置”键,打开“数据表设置”对话框,如图所示:
   
   
    在本对话框中,可以增删数据表,变更数据表的排列顺序,设置数据表字段。
    在数据表名称列表栏中,选中“高三”后,按“表字段”键,弹出该数据表的字段设置对话框:
   
   
   
   
    2.班级设置(分类设置)
    班级数量和名称设置方法如下:在“文件”下拉菜单中选择“信息库向导”,打开“信息库向导”对话框,然后选择指定的“信息库”和“数据表”后,按“分类设置”键。例如,选中“本校学生档案信息库”和“高三”数据表后,按“班级设置”键,打开“班级设置”对话框,如图所示:
   

    在“分类设置”对话框中,分类名称的设置是采用树目录结构方式,“全年级”是根,与各分类名称相连的虚线表示了它们之间的层次关系。
   



    如果以前已有Excel表管理的学生信息表,可以将该文件内容导入到本软件的信息库中,方法如下:
    启动本软件后,在“文件”菜单中选择“输入文件”,启动该对话框,并选择“Excel表”页面卡:
    1. 选择“信息库 →年级 →班级”,确定输入文件的存放位置;
    2. 按“浏览”键,选择原个人文件的存放路径后,用鼠标在文件列表栏中选中要输入的文件,并在字段名称列表栏中选中与Excel表对应的列名称和列顺序,如图所示:
   
   
    按“确认”键 ,执行输入操作。
   



    在本软件中可以完成所有文档管理的操作,如:新增数据、分类、编辑文件、输入和输出文件、删除数据等。主要操作说明如下:
    1. 数据记录列表显示窗口(数据管理器)
    启动“利和学生档案管理系统”后,在“文件”下拉菜单中选择“数据管理器”(或按快捷工具条内的“数据管理器”图标),打开该对话框(或称为“窗口”),如图所示:
   
   
    在上图中显示了“高三”数据表栏内分类为“全年级”的所有学生记录表,用鼠标点中“年级”栏时会弹出“年级 →班级”级联菜单,实现了一键更换查询范围。如图所示:
   
   
   
   
    2. 变更数据的存放位置
    变更数据在信息库内的存放位置时,支持拖放操作,例如更换班级:在“数据管理器”中,用鼠标选中要移动的记录(同时按[Ctrl]键可以跳选,按[Shift]键可以连选。),选中最后一个记录后,不要松开鼠标按键,拖动鼠标, 此时鼠标指针变为圆圈型图标,如下图所示:
   
      .将该圆圈型图标拖到“班级”栏目时,该图标变为如下图形:
     
      .此时松开鼠标按键,会弹出抬头名称是“移动选中记录到…”的菜单,如图:
   

    选中指定的“班级”后,就完成了移动数据操作。
   
    如果你对上述的拖放操作不习惯,也可以采用另外的方法:选中要移动的记录后,在“编辑”下拉菜单选择“表字段批处理”,弹出该对话框,在“变更分类”页面卡中,选中指定的分类名称(班级),按“确认”键就将当前选中的记录移到了该分类中了,如图所示:
   
   

    3. 输出文件
    在本软件中的“输出文件”对话框有三个功能:
      ·将信息库内的数据记录、备注及所包含的附件(可以是任意文件)输出到外部文件夹。
      ·复制或移动数据到其它“数据表”或“信息库”。
      ·输出Excel报表。
    下面仅将信息库内的记录输出到外部文件夹的方法演示如下:打开“数据管理器”,在文件列表栏中选中要输出的文件后,在“文件”下拉菜单中选择“输出文件”(或按快捷工具条内的“输出文件”图标),打开“输出文件”对话框,再选择“附件”页面卡,按“浏览”选择输出路径,按确认键,就完成了附件的输出操作,如图所示
   

   
    4. 数据检索范围
    在“数据管理器”中,除了按数据的分层路径(“信息库→ 数据表→ 分类”)显示数据列表外,还可以包含“检索条件”(如:学号、日期范围、关键词等),方法如下:
    在“文件”下拉菜单中选择“数据检索”(或按快捷工具条内的“数据检索”图标),打开“检索范围”对话框,可以针对表字段(如:修改日期、学号、姓名、等)设置检索内容,并支持对附件的全文检索,如图所示:
   
   
   
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