利和信息管理系统——设计说明
一、文档管理界面的设计
“资源管理器”是Windows系统中文件管理的标准模式，其特点是界面分为左右两部分，左面为树目录结构，右边为文件列表，将磁盘文件逻辑清晰地展现出来。
资源管理器左面树目录结构中显示本机磁盘的全部目录，作为文档管理，有大材小用之感。因此，微软公司又提供了“我的电脑”及“我的文档”，将左面树目录结构窗口关闭，只提供单窗口显示内容。这样一来，突出了文件列表的内容，提供了显示预览窗的空间，管理少量文档时，的确带来了便利。但是层次感不强，不利于文档的分类管理。
因此，第三方开发了多种文档管理软件，典型的界面是左右双窗口模式，与“资源管理器”类似，只是将资源管理器左面的磁盘树目录结构改为文档资料的树目录结构（也称“分类节点”结构）。节点的数量和层次可根据文档管理的需求建立和修改。如图一所示：
树目录结构的缺点是占用了屏幕的左边空间，不便显示文件日期、编号等属性。查找文件时，需展开相应的节点，按键次数较多。
利和信息管理系统（以下简称“利和软件”）的文件分类选项是采用扩展式下拉选单，只占屏幕的一行，即突出当前的查询状态，又给文件列表和预览窗提供了空间，见图二所示：
当用鼠标点中“项目名称”的下拉选框时，弹出含分类子项的选单，当鼠标指向各个项目名称时，对应的分类选单自动展开，见图三所示：
这种扩展式下拉选单，不但操作简便，还便于与下面讲到的“检索”功能相互集合。
二、查找、检索功能
使用“资源管理器”，仅能按目录列表检索文件，不能设置关键词和日期范围，也不能跨目录查找文件（树目录结构的局限）。在磁盘中查找指定文件时，还需另外使用Window系统中提供的“查找”或称“搜索”工具。
在“利和软件”中，按关键词、日期等的定制检索，已成为文件管理的自然组成部分，见图四所示：
其中，在“项目名称”栏中选择“合并检索”或在“文件分类”栏中选择“不分类型”，可实现跨“项目”或跨“分类”的检索范围。
三、数据存放结构
1．在“利和软件”中，是以“信息库”为独立单元实现信息管理的，管理“信息库”的数量不限。可以在指定目录中（包括远程Web服务站）新建信息库、移动信息库，管理远程Web网站中的信息库如同管理本机信息库一样。在企业中，各部门可建立自己的信息库，实现Web网络用户的共建共享。
2. 信息库是由两部分组成：“数据库文件”和“附件子目录”，在数据库中保存文件属性数据和链接文件（即附件）的存放路径，信息库内的所有文件（也称作附件）存放在数据库以外的“附件子目录”中。这样，即减少了数据库的尺寸，又提高了文件检索的速度（对网络用户，企业级信息库显得尤为重要）。
3. 在“信息库”中，使用“项目”和“分类”构筑文件管理的分层结构。“项目”是文档管理的一个完整单元，包含“文件属性”和“文件分类”等设置。
4．“信息库”的所有查询和调用，使用的是 SQLServer 引擎，以满足大量数据时的快速查询和网络用户的共享要求。
四、特点
1．在“利和软件”中，可以根据文件属性内容为检索条件查找文件，用户不但可以自定义文件属性的名称，还可以增删属性（例如，管理图书资料时，增加“作者”、“出版社”等属性），极大拓宽了文档管理功能。
3．“利和软件”不但支持对文本文件内容的检索，还支持MSOffice文档（如：Word、Excel、Powerpoint）文件内容的检索。
4．在“利和软件”中，支持多用户应用和Web网络共享，也支持对信息库访问权限的多种设置。