利和信息管理系统概述
“利和信息管理系统”是通用文档管理软件，对于个人用户，可以取代Windows系统中的“我的文档”管理文件 ，能满足OFFICE文档、图文资料、通讯录等资料的统一管理；对于企业用户，在Web网站中安装配套软件“利和Web服务”后，就构建了网络信息共享管理平台，管理建立在Web网站中的信息库，就如同管理本机信息库一样方便，并有完善的共享权限设置功能。下面就个人应用和企业应用的特点分别进行说明：
一、个人文件管理功能
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1．按照“信息库 → 项目 → 分类”管理文档：
Windows系统中的文件是根据存放路径来管理的，不便于大量文件的查找。本软件使用“信息库”管理所有文件和相关信息，只需确定信息库在磁盘的存放路径即可。信息库内的文档是按“信息库 → 项目 → 分类”管理的，依据“项目”和“分类”来确定文档的存放位置，例如，在信息库内设置：文件档案、日常记事、会议记录、通讯录等“项目”，对于每个“项目”还可细分为许多“分类”（相当于虚拟的子目录）。
2. 文档功能扩充：
在信息库内的文档与Windows系统中的文件相比，有很多扩充：
. 每个文档可以包含多个文件（称作“附件”），如保存多个版本的文件，相关图片等。
. 每个文档包含一个备注区，备注信息为html格式，不限长度，可设置字体大小和颜色，突出重点。
. 每个项目都可以自定义文档属性，使该项目内的每个文档都具有这些属性。例如，在设置“图书资料”项目时，可以定义“作者”、“出版社”、“出版日期”等属性；设置“文件档案”项目时，可定义“副标题”、“编号”等属性。
. 每个文档可以属于多个“分类”，即按这些分类检索时，都能检索到该文档。
3．具备便捷的检索功能：
检索文档时，“项目 → 分类”为级联式弹出菜单，可一键确定，还可根据该项目的文档属性（如：生成日期、修改日期、标题名称、副标题、用户名等）实行组合检索，还支持对 txt、htm、doc、xls 等附件内容检索（即支持全文检索）。
提供专用“文档管理器”列表显示检索到的文档，支持各种方式排序，并提供预览窗，能够预览备注信息和 Text、Word、Excel 等格式附件的文本内容。
4．报表功能：
可以根据检索结果输出 Excel 报表，可以预先定制多种格式的样板表，供输出报表时选择。
5．文档操作：
对文档进行输出、输入、删除、修改等操作，都支持“批处理”（如：更改一批选中文档的“生成日期”或“用户名”等）。
6. 自动备份功能：
可以手动备份信息库或设置自动备份，设置自动备份后，每次关闭软件时，都将本次启动软件后的所有变更操作反映到备份库中（只备份修改或新增的文档，而不是重复备份全部文档），在不知不觉中，为信息库提供了双保险。
7. 书签功能：
当信息库数据量较大时，或查询网络信息库，需要离线记录时，就可以将指定的记录放入书签，留待以后调用或编辑。“书签”中的数据存放在本地，只保存记录标题日期等属性，而将记录内容（备注信息和附件）链接到源信息库。
8. 其它说明：
本软件同时支持两种格式的数据库：SQL Compact 3.5 和 SQL Server 2005 ，便于同时管理本地信息库和网络信息库。
二、企业级应用功能（网络功能）
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在 Internet网络中的Web网站上安装本软件的配套程序“利和Web服务”后，该网站（简称“利和Web网站”）特点如下：
1. 安装部署：
在安装部署“利和Web网站”时，“利和Web服务”程序和“信息库”都是直接复制（或上传）到Web网站对应的文件夹即可，网站数据库引擎可以使用
SQL Server 2005 或 SQLExpress2005，如果使用SQLExpress2005，不再需要任何配置，该网站就可以使用了。（对于小型企业内部网，使用SQLExpress2005就能胜任。使用SQLExpress2005的特点是免费、免维护，不需要网站管理者掌握SQL Server数据库知识。）
2．支持远程管理信息库：
用户使用本软件（利和信息管理系统）可通过Internet网络管理“利和Web网站”内的信息库，就如同管理本机信息库一样方便。 也就是说本软件既是单机系统的文档管理软件，也是客户/服务器（C/S）系统的客户端软件。
3. 支持大容量数据和多用户共享访问：
在Web网站上的信息库是由两部分组成：“SQL Server 数据库文件”和“附件子目录”，在“SQL Server 数据库文件”中保存文档属性数据和链接文件（即附件）的存放路径，信息库内的所有文件（也称作附件）存放在与数据库文件并列的“附件子目录”中。将附件存放到数据库以外提高了数据库使用效率，减少了附件下载操作时的服务器负担，使得本网站能满足大容量、高安全、和多用户并发访问的要求。
4. 共享权限设置：
用户访问信息库的权限是由管理员通过添加“用户组”和“用户”进行分级设置的，只需为用户组设置权限，无需为每个用户设置权限，将用户隶属于用户组即可，简化了用户权限的设置过程。权限的设置范围也包含多个层面：
. 第一层，对每个“项目”设置权限（无、只读、新建、修改、完全），可以为每个项目设置一个具有“完全”权限的用户，使他能全权处理该项目内的所有文档。对于有“只读、新建、或修改”权限的用户，还可以进一步对项目内的文档设置访问权限。
. 第二层，根据“文档等级”和“文档拥有者”设置权限：
根据文档等级设置访问权限，每个文档的保密等级从低到高共有五个级别（无、初级、中级、高级、最高级）；
根据文档拥有者设置访问权限（最后编辑修改该文档的用户就是文档的拥有者），可以设置“全部”或“自定义（在自定义栏中添加可访问的用户名清单）”。
. 第三层，对文档属性设置访问权限，例如在商品库中，每个商品文档（记录）包括“名称”、“编号”、“进价”、“售价”等属性，供一般用户访问时，可屏蔽掉“进价”属性。
权限分层设置是指在上一层权限的基础上，再添加新的限制。上述的三层权限设置描述起来有些复杂，实际设置时很简单，各项权限的默认设置是：不设置就拥有，对于不需要细分的权限，不设置即可。
5. 支持浏览器访问
不使用本软件（利和信息管理系统），直接使用浏览器（如：Internet Explorer），也能访问“利和Web网站”中的信息库（即
B/S系统），其检索方式和结果与使用本软件一样，如果有相应“权限”的话，还可以在浏览器的页面中添加新数据，或修改和删除数据。也就是说使用浏览器，就能满足用户的一般需求。在此B/S系统中，没有信息库结构设置和用户权限设置等管理员才需要的功能，使得操作界面更简洁。
与使用浏览器相比，本软件需安装到客户机上使用，增添了购置成本。但使用本软件，除了具有完善的管理功能外，还有如下优点：
. 不需上网就能体会各项操作和功能，并有对应的帮助文档；
. 操作速度快；
. 用“数据集”管理多个信息库，能够将本地信息库和网络信息库统一管理，便于将本人管理的文档上传到网络信息库中共享；
. 可以加入“书签”，供以后访问；也可以批量下载，供离线使用。
6. 其它说明
本软件与“利和Web服务”相结合，主要用于建设企业的信息共享管理平台，在统一的框架内，由各部门共享共建信息库。本套软件不是办公流程管理软件，没有办公文档的网络流程功能，不支持申请、审批、会签、等流程。