个人文档管理应用

 

    使用“利和信息管理系统”软件（以下简称“利和”软件），能满足将大部分文档资料统一管理起来的要求，下面举例说明收集管理个人文档的实施过程：

 

    一、用利和软件管理电脑中的已有资料

    我们可以将电脑中以前生成的各类文档资料统一迁移到利和软件中进行管理，方法如下：

启动利和软件后，在“文件”菜单中选择“输入文件”，启动该对话框，并选择“文件迁移”页面卡：

1. 选择“信息库名称 →项目名称 →文件分类”，确定输入文件的存放位置；

2. 按“浏览”键，选择原个人文件的存放路径后，用鼠标在文件列表栏中选中要输入的文件（同时按[Ctrl]键可以跳选，或按[Shift]键可以连选），按“确认”键 ，执行输入操作，如图所示：

   

 

    3. 依此类推，完成将各个文件夹内的文件存入利和软件“信息库”的操作。

  

    二、在利和软件中管理文档

    在利和软件中可以完成所有文档管理的操作，如：新建文件、文件分类、编辑文件、输入和输出文件、删除文件等。在前面我们已经完成了对本机内的个人文档搜集工作，下面就可以在利和软件中管理这些文档了。

 

    1. 文件列表显示窗口（文件管理器）

    启动“利和信息管理系统”后，在“文件”下拉菜单中选择“文件管理器”（或按快捷工具条内的“文件管理器”图标），打开该对话框（或称为“窗口”），如图所示:

  

 

    在上图中显示了“个人文件”项目栏内文件分类为“参考资料”的所有文件列表，“文件分类”栏相当于“项目”栏内的虚拟子目录（子文件夹）。用鼠标点中项目栏时会弹出项目名称列表框，移动鼠标指针到各个项目时，还会自动弹出该项目对应的文件分类列表框，致使实现了一键更换“项目→分类”内的文件列表显示窗口。如图所示：

  

 

    在上图中“项目→分类”组合框中选择指定的分类，就完成列表显示该类文件的操作，若在“项目列表框”中选中“合并检索”，表示包含全部项目；若“分类列表框”中选中“不分类型”，表示包含该项目内的全部文件。

    注：软件的帮助系统有对“文件管理器”有详细说明（按[F1]键就能打开当前窗口的帮助）。

 

    2. 更换文件存放位置（按照“项目→分类”管理文件）

    在文件列表栏中，用鼠标点中选择的文件，可以一次选择多个文件（连选文件或跳选文件），然后在“编辑”下拉菜单选择“文件属性批处理”，弹出该对话框，在“变更文件分类”页面卡中，选中指定的分类名称，按“确认”键就将当前选中的文件移到了该分类中，如图所示：

  

 

    3. 设置“文件分类”

修改“文件分类”设置的方法如下：在“文件”下拉菜单中选择“信息库向导”，按“分类设置”键，如图所示：

  

 

    在“文件分类设置”对话框中，文件分类名称的设置是采用树目录结构方式，“不分类型”是根，与各分类名称相连的虚线表示了它们之间的层次关系，若选中“办公文挡”后，按“添加子类”按钮，会在“办公文挡”下面增加一行子类，相当于又增设了一层虚拟子目录。当执行删除操作时（如：删除“办公文挡”），会删除当前分类名称及其子分类，因为它对应的是虚拟子目录，不会删除项目栏内的任何文件。更多说明请查看软件的帮助文档。

 

4. 输出文件

作为“输入文件”的逆向操作，将信息库内的文件输出到磁盘的方法如下：打开“文件管理器”，在文件列表栏中选中要输出的文件后，在“文件”下拉菜单中选择“输出文件”（或按快捷工具条内的“输出文件”图标），打开“输出文件”对话框，再选择“附件”页面卡，按“浏览”选择输出路径，按确认键，就完成了附件的输出操作，如图所示

  

 

    5. 设置“项目”

    在“利和”软件中，每个“项目”对应一个文件夹，文件的属性结构（如：“副标题”等属性设置）、在“文件管理器”中的显示样式都是按“项目”设置的。在“文件”下拉菜单中选择“信息库向导”，按“项目设置”键，打开“项目属性”对话框，如图所示：

  

在本对话框中，可以增删项目，变更项目的排列顺序，设置项目属性。

在项目名称列表栏中选中“个人文件”后，按“文件属性”键，弹出该项目的属性设置对话框：

  

    此栏设置的参数决定了当前项目内的文件所具有的属性。如果你管理“个人文件”项目时，从来不使用副标题，可以在此处删除该属性。

    提示：关于“项目属性”设置的更多实例，“通讯录”等项目属性。

 

    6. 文件检索范围

    在“文件管理器”中，每次选择不同的“分类”后，在顶行除了显示当前的“项目名称→文件分类”外，有时还显示“检索范围”（如：日期范围、关键词等），这是因为可以针对每个“分类”预先定制检索范围：

    在“文件”下拉菜单中选择“文件检索”（或按快捷工具条内的“文件检索”图标），打开“检索范围”对话框，可以增添日期、关键词等检索内容，并预先定制各个“分类”的检索范围，如图所示：